Už pri rozhodnutí začať podnikať by sme mali myslieť na to, ako budeš náš podnik fungovať, keď sa nám začne dariť a firma prerastie do väčších rozmerov. Väčšina ľudí rieši účtovníctvo a dane, ale v prípade obchodnej firmy je najdôležitejší spôsob nakladania so zásobami. Nejde len o veľkosť skladovacieho priestoru, typy regálov a manipulačnej techniky. Nesmieme zabúdať ani na kvalitný software pre evidenciu zásob a pohybov materiálu či tovaru.
Ak máme jasné plány, aká veľká bude naša firma o tri či päť rokov, mali by sme už na začiatku navrhnúť spôsob evidencie a dimenzovať na túto veľkosť aj program, ktorý si zvolíme pre prácu so zásobami. Pretože zistiť po krátkom čase, že systém už nezvláda naše nároky, je veľmi drahé a zmena je aj časovo náročná. Previesť evidenciu zásob aj históriu pohybov z nevyhovujúceho systému do nového môže privodiť stratu niektorých historických informácií a nezriedka znamená aj zatvorenie prevádzky na niekoľko dní.
Skladové hospodárstvo je najdôležitejšou agendou firmy veľkoobchodnej aj maloobchodnej a práca s materiálom je kritická aj pre stavebné alebo strojárske podniky. Ovšem najdôležitejšou súčasťou tejto agendy je vnútrofiremné nastavenie procesov, evidencia zásob polotovarov aj aktivácia vlastnej výroby a jednicové kalkulácie. Ak nastavíte tieto procesy s ohľadom na dostupné softwarové riešenie, pri každej zmene programu musíte potom ohýbať svoj systém.
Preto sa oplatí venovať výberu riešenia dostatok času už v začiatkoch, neskôr už môže byť vedenie firmy zavalené inými neodkladnými povinnosťami. Správne vybraný skladový software dovoľuje implementovať vaše riešenie a váš spôsob práce s materiálom a surovinami v jednotlivých fázach výroby či predaja. Nenúti vás meniť procesy alebo strácať niektoré z dôležitých informácií.
Okrem dôkladnej a presnej evidencie nákupov, predajov, spotreby, medziskladových presunov či evidencie exspirácií alebo EAN kódov sú dôležité aj výstupné zostavy. Lacné riešenia majú tieto zostavy napevno vytvorené podľa väčšiny klientov. Skutočne dobrý skladovací software prichádza s prednastavenými zostavami, ale dokážete v ňom ľahko a intuitívne vytvoriť reporty podľa vašich špecifických potrieb. Takýto software vás potom neobmedzuje vo vašom raste.